Gefocust blijven tijdens het vergaderen? Ontdek 4 praktische tips

Focus houden tijdens vergaderingen, het is soms gemakkelijker gezegd dan gedaan. Probeer deze 4 tips uit bij je volgende meeting.

Gsm? Uit!

Het lijkt een vanzelfsprekende tip, maar is het dit ook? Tel eens na op de eerstvolgende vergadering hoeveel telefoons er op de tafel liggen. Je zal versteld staan!

Onderzoek toont aan dat we gemiddeld 88 keer per dag naar onze smartphone grijpen. Is het onderwerp tijdens de meeting even minder relevant voor jou? Je gsm die voor je ligt, zal al snel een trigger zijn om even snel Whatsapp of Instagram te checken. Weg focus!

Transparante planning

Veel mensen vergaderen eigenlijk niet graag. Vaak komt dit omdat een vergadering niet altijd oplevert wat men op voorhand gedacht had. Denk maar aan het uitlopen van de meeting, niet tot de juiste conclusies komen of men dwaalt af van het onderwerp.

Deze problemen kunnen heel eenvoudig opgelost worden door een planning of agenda die bij de start goed gecommuniceerd wordt. Een agenda wordt best zo specifiek mogelijk samengesteld. Vermijd algemene agendapunten zoals: ‘teambuilding’. Maar vervang deze door: ‘datum teambuilding en budget’. Zo wordt het op voorhand duidelijk dat we na de meeting graag een datum en budget beslist hebben, wat we op de teambuilding gaan doen is voor het organisatiecomité.

Tip: zet een richtuur of een timing naast elk agendapunt. Zo weet het publiek al op voorhand waarover er uitgeweid kan worden en welke punten eerder kort en informatief zijn.

Start met een check-in

Wanneer een vergadering begint is iedereen wel fysiek aanwezig, maar zijn ze dat ook mentaal? Vaak zitten de conclusies van de vorige meeting nog vers in het geheugen en duurt het even voordat je kan omschakelen en terug gefocust bent.

De techniek van een check-in kan hierbij nuttig zijn. Je start de vergadering met het stellen van een vraag om de deelnemers bij de meeting te krijgen. Iedereen antwoordt beurt om beurt. Voorbeelden van check-in vragen kunnen zijn:

- Met welk weertype kan je jezelf vergelijken vandaag?

- Wat zie jij als belangrijkste agendapunt vandaag en waarom?

- Met welk dier kan je jezelf vandaag vergelijken?

Wees gerust zelf creatief met mogelijke check-in vragen! De check-in hoeft maar 5 minuutjes te duren, het brengt wel alle deelnemers naar het hier en nu van de meeting.

Pauze, veel pauze

Aan de moderator van de vergadering om voldoende pauzes in te lassen. Die pauzes kunnen op voorhand op de planning staan, of kunnen ook ad hoc voorkomen wanneer je voelt dat de focus aan het verzwakken is.

Let erop dat het korte pauzes zijn waarbij iedereen voldoende kan 'ontfocussen'. Meteen je laptop openen om nog een paar mailtjes te behandelen, telt niet als pauze!